轻松办公系列高级课堂-OfficeExcel数据透视表和数据透视图
(一)操作基础
1.数据透视表和透视图概述
使用数据透视表可以总结、分析、浏览和提供总结数据。使用数据透视图报表可以在数据透视表中显示汇总数据，并且可以很容易地查看比较、模式和趋势。数据透视表和数据透视图报表可以使您对企业关键数据做出可靠的决策。
1、概述
数据透视表是一种交互式方法，可以快速总结大量数据。使用数据透视表可以深入分析数据，并回答一些意想不到的数据问题。数据透视表专门为以下用途设计：
以多种用户友好的方式查询大量数据。对数值数据进行分类汇总，按分类和子分类汇总数据，创建自定义计算和公式。展开或折叠时，注意结果的数据级别，查看感兴趣区域汇总数据的细节。将行移动到列或将列移动到行(或透视)，以查看源数据的不同总结。筛选、排序、分组和有条件地设置最有用和最受关注的数据子集，以便您能够关注所需的信息。提供简洁、有吸引力、有注释的在线报表或打印报表。
2.处理数据透视表的方法
创建初始数据透视表后，您可以执行以下任务来处理数据透视表：
通过执行以下操作浏览数据：扩展和折叠数据，并显示与值相关的基本细节。对字段和项进行排序、筛选和分组。更改汇总函数，并添加自定义计算和公式。更改数据透视表的形式：压缩、大纲或表格。添加、重新排列和删除字段。更改字段或项目的顺序。更改列、行和分类汇总的布局：打开或关闭列和行字段标题，或显示或隐藏空行。分类汇总显示在其行上方或下方。刷新时调整列宽。将列字段移动到行区或行字段移动到列区。合并单元格或取消单元格合并外行和列项。通过执行以下操作来改变空白和错误的显示单元格的显示方式。更改不含数据的项目和标签的显示模式。显示或隐藏空白行。通过执行以下操作来改变格式：手动和有条件地设置单元格和区域。改变整个数据透视表的格式。更改字段的数字格式。包括 OLAP 服务器格式。
3.比较数据透视表和数据透视图报表
数据透视图报表为数据透视表中的数据提供了图形表示形式。具有这种图形表示形式的数据透视表称为相关数据透视表 。要更改数据透视图报表中显示的布局和数据，请更改相关数据透视表中的布局。
关键词解释：
数据透视表：交互式、交叉制表 Excel 报告用于各种来源(包括 Excel 汇总分析外部数据(如数据库记录)的数据。
相关数据透视表：为数据透视图提供源数据的数据透视表。在创建新的数据透视图时，数据透视表将自动创建。如果一个报表的布局发生变化，另一个报表也会发生变化。
与标准图一样，数据透视图报表也有数据系列、类别和数据标记 和坐标轴 。此外，您还可以更改图表类型和其他选项，如图表标题 、图例 放置，数据标签 、图表位置等。
关键词解释：
数据系列：图表中绘制的相关数据点来自数据表的行或列。图表中的每个数据系列都有唯一的颜色或图案。可以在图表中绘制一个或多个数据系列。饼图只有一个数据系列。
数据标记：图表中的条形、面积、圆点、扇面或其他符号代表单个数据点或值。图表中的相关数据标记构成了一个数据系列。
坐标轴：定义图表图区的线条，作为测量的参考框架。y 轴通常是垂直坐标轴，包含数据。x 轴通常是水平轴，包括分类。
图表标题：图表标题是一个解释性的文本，可以自动对齐坐标轴或在图表顶部。
图例：图例是用来识别图表中的数据系列或分类指定的图案或颜色的方框。
数据标签：为数据标记提供额外信息的标签，代表数据表单元格的单个数据点或值。
数据透视图报表可以在首次创建数据透视表时自动创建，也可以在现有数据透视表的基础上创建。
4.比较数据透视表和数据透视图
在基于数据透视表创建数据透视图报表时，数据透视图报表的布局（即数据透视图报表字段的位置）最初由数据透视表的布局决定。如果首先创建了数据透视图报表，则将字段从数据透视表字段列表拖到图表工作表 图表的布局可以在上面的特定区域确定。
关键词解释：
图表工作表：工作表仅包含在工作簿中。图表工作表非常有用，当您想单独查看图表或数据透视图（独立于工作表数据或数据透视表）时。
5.数据透视图报表与标准图表的区别
如果您熟悉标准图表，您会发现数据透视图中的大部分操作与标准图表中的操作相同。但两者之间存在以下差异：
交互 在标准图表中，应为要查看的每个数据视图创建一个图表，但不能与之互动。在数据透视图报表中，通过更改报表布局或显示的详细数据，可以不同的方式查看数据。也就是说，您可以与数据交互。图表类型 您可以将数据透视图报表表 XY 除散点图、股价图或气泡图外的任何其他图表类型。源数据 标准图可以直接链接到工作表单元格中。基于相关数据透视图的数据透视图 几种不同的数据类型。
关键词解释：
相关数据透视表：为数据透视图提供源数据的数据透视表。在创建新的数据透视图时，数据透视表将自动创建。如果一个报表的布局发生变化，另一个报表也会发生变化。
格式 刷新 大多数格式(包括元素、布局和样式)将保留在数据透视图报告中。但是，趋势线没有保留 、数据标签 、对数据集的误差线和其他变化。只要标准图表采用这些格式，它们就不会丢失。
关键词解释：
刷新：更新数据透视表或数据透视图中的内容，以反映基本源数据的变化。如果报告是基于外部数据的，则基本操作查询以检索新的或更改的数据。
趋势线：趋势线以图形的形式表示数据系列的趋势。例如，向上倾斜线表示几个月内增加的销售额。趋势线用于问题预测研究，也称为回归分析。
数据标签：为数据标记提供额外信息的标签，代表数据表单元格的单个数据点或值。
误差线：通常用于统计或科学记数法数据，误差线显示相对序列中每个数据标记的潜在误差或不确定性。
6.处理源数据
创建数据透视表 或数据透视图报表 各种不同的源数据可源数据 类型。
关键词解释：
数据透视表：交互式、交叉制表 Excel 报告用于各种来源(包括 Excel 汇总分析外部数据(如数据库记录)的数据。
数据透视图：提供交互式数据分析的图表类似于数据透视表。通过拖动字段、显示或隐藏字段中的项目，可以更改数据视图，查看不同层次的详细数据，或重新组织图表布局。
源数据：用于创建数据透视表或数据透视图的数据清单或表。源数据可以来自 Excel 数据清单或区域、外部数据库或多维数据集，或另一个数据透视表。
6-1使用工作表数据
您可以将 Microsoft Office Excel 工作表中的数据作为报告的数据源。列表应使用该数据 格式，列标签应位于第一行。后续行中的每个单元格都应包含与列标题对应的数据。目标数据中不得有空行或空列。Excel 列标签将用作报表中的字段名称。
关键词解释：
列表：一系列包含相关数据的行，或使用创建列表命令作为数据表指定给函数的行。
字段：在数据透视表或数据透视图中，一种来自源数据中字段的数据。数据透视表包括行字段、列字段、页字段和数据字段。数据透视图包括系列字段、分类字段、页字段和数据字段。
使用命名区域 如果更新报告更容易，请命名源区域的名称 ，并在创建报表时使用该名称。如果扩展后命名区域包含更多数据，则可以刷新 包含新数据的报表。
关键词解释：
名称：代表单元格、单元格区域、公式或常量值的单词或字符串。名称更容易理解。例如，产品可以引用难以理解的区域Sales!C20:C30”。
刷新：更新数据透视表或数据透视图中的内容，以反映基本源数据的变化。如果报告是基于外部数据的，则基本操作查询以检索新的或更改的数据。
Excel 表格 Excel 表格已经采用了列表格式，因此是数据透视表的好候选源数据。刷新数据透视表时，Excel 刷新操作中会自动包含表中新增和更新的数据。包括汇总 Excel在数据透视表中自动创建分类汇总和总计。如果源数据包含由分类汇总命令（位于数据选项卡上的大纲组中）创建的自动分类汇总和总数，则应在创建报表之前删除分类汇总和总数。
6-2使用外部数据源
您可以从数据库出发 、OLAP 多维数据集或文本文件 Excel 在外源中检索数据。例如，对于需要总结和分析的销售记录，可以维护数据库。
关键词解释：
数据库:收集与特定主题或用途相关的数据。在数据库中，特定实体的信息(如员工或订单)分类归纳到表、记录和字段中。
Office 数据连接文件 如果使用 Office 数据连接 (ODC) 文件 (.odc) 检索报告中的外部数据 ，数据可以直接输入到数据透视表中。建议使用 ODC 文件检索报告中的外部数据。
关键词解释：
外部数据：存储 Excel 其他数据。例如，在 Access、dBASE、SQL Server 或 Web 在服务器上创建的数据库。
OLAP 源数据 在从OLAP在数据库或多维数据集文件中检索源数据时，数据只能以数据透视表或数据透视图报表的形式返回 Excel。
关键词解释：
OLAP：优化数据库技术进行查询和报表(而不是处理事务)。OLAP 数据是按分级结构组织的，存储在多维数据集而不是表中。
多维数据集：一个 OLAP 数据结构。多维数据集包括维度，如国家/地区/省(或市/自治区)/市(或县)和数据字段，如销售额。维度将各种类型的数据组织到具有详细数据级别的分层结构中，并测量数据字段的数量。
非 OLAP 源数据 这是数据透视表或数据透视图报表中使用的基本数据，来自 OLAP 数据库以外的源。例如，关系数据库或文本文件中的数据。
6-3使用其他数据透视表
缓存数据透视表 每次新建数据透视表或数据透视图时，Excel 报表数据的副本存储在内存中，并作为工作簿文件的一部分保存。这样，每个新报告都需要额外的内存和磁盘空间。但是，如果将现有数据透视表作为同一工作簿中新报表的源数据，则两份报表可以共享相同的数据副本。由于存储区可以重复使用，工作簿文件将被缩小，内存中的数据将被减少。位置要求 若要将某一数据透视表用作其他报表的源数据，则两份报表必须位于同一工作簿中。如果源数据透视表位于另一个工作簿中，则需要将源报表复制到需要新报表的工作簿中。不同工作簿中的数据透视表和数据透视图是独立的，在内存和工作簿文件中都有自己的数据副本。同时，变更也会影响两份报告 在刷新新报表中的数据时，Excel 源报表中的数据也会更新，反之亦然。如果一个报表中的项目被分组或取消，两个报表也会受到影响。如果在报表中创建计算字段 或计算项 ，两份报表也会同时受到影响。
关键词解释：
刷新：更新数据透视表或数据透视图中的内容，以反映基本源数据的变化。如果报告是基于外部数据的，则基本操作查询以检索新的或更改的数据。
计算字段：数据透视表或数据透视表视图中的字段，该字段使用用户创建的公式。计算字段可使用数据透视表或数据透视图中其他字段中的内容执行计算。
计算项：数据透视表字段或数据透视图字段中的项，该项使用用户创建的公式。计算项使用数据透视表或数据透视图中相同字段的其他项的内容进行计算。
数据透视图报表 您可以基于其他数据透视表创建新的数据透视表或数据透视图报表，但是不能直接基于其他数据透视图报表创建报表。不过，每当创建数据透视图报表时，Excel 都会基于相同的数据创建一个相关联的数据透视表 ；因此，您可以基于相关联的报表创建一个新报表。对数据透视图报表所做的更改将影响相关联的数据透视表，反之亦然。
关键词解释：
相关联的数据透视表：为数据透视图提供源数据的数据透视表。在新建数据透视图时，将自动创建数据透视表。如果更改其中一个报表的布局，另外一个报表也随之更改。
6-4、更改现有报表的源数据
更改源数据 将导致用于分析的数据也发生变化。例如，您可能希望方便地从测试数据库切换到生产数据库。可以通过刷新报表，使用与原始数据连接信息类似的新数据来更新数据透视表或数据透视图。
关键词解释：
源数据：用于创建数据透视表或数据透视图的数据清单或表。源数据可以来自 Excel 数据清单或区域、外部数据库或多维数据集，或者另一张数据透视表。
刷新：更新数据透视表或数据透视图中的内容以反映基本源数据的变化。如果报表基于外部数据，则刷新将运行基本查询以检索新的或更改过的数据。
要包括附加数据或其他数据，可以重新定义报表的源数据。如果这些数据与多数新字段或附加字段有很大差异，那么创建一个新的报表可能会更好。
通过刷新显示新数据 刷新报表也会更改可显示的数据。对于基于工作表列表的报表，Excel 会在源区域或指定的命名 区域中检索新的字段。对于基于外部数据的报表，Excel 会检索符合基础查询 条件的新数据或 OLAP 多维数据集 中可用的数据。您可以在“字段列表”中查看所有新字段，也可以向报表中添加字段。
关键词解释：
名称：代表单元格、单元格区域、公式或常量值的单词或字符串。名称更易于理解，例如，“产品”可以引用难于理解的区域“Sales!C20:C30”。
查询：在 Query 或 Access 中，查询是一种查找记录的方法，而这些记录回答了用户对数据库中存储的数据提出的特定问题。
多维数据集：一种 OLAP 数据结构。多维数据集包含维度，如“国家/地区/省（或市/自治区）/市（或县）”，还包括数据字段，如“销售额”。维度将各种类型的数据组织到带有明细数据级别的分层结构中，而数据字段度量数量。
更改创建的 OLAP 多维数据集 基于 OLAP 数据的报表始终可以访问多维数据集中的所有数据。如果您创建了包含服务器多维数据集中的数据子集的脱机多维数据集文件 ，则可用“脱机 OLAP”命令来修改该多维数据集文件，以使其包含服务器中的其他数据。
关键词解释：
脱机多维数据集文件：创建于硬盘或网络共享位置上的文件，用于存储数据透视表或数据透视图的 OLAP 源数据。脱机多维数据集文件允许用户在断开与 OLAP 服务器的连接后继续进行操作。
下一节：《轻松办公系列进阶课堂-OfficeExcel数据透视表和数据透视图（二）创建或删除数据透视表或数据透视图》
更多精彩内容将在以后的章节分享给朋友们，请添加收藏，欢迎关注！
版权声明：本文内容由互联网用户自发贡献，该文观点仅代表作者本人。本站仅提供信息存储空间服务，不拥有所有权，不承担相关法律责任。如发现本站有涉嫌抄袭侵权/违法违规的内容， 请发送邮件至827202335@qq.com 举报，一经查实，本站将立刻删除。文章链接：https://www.eztwang.com/dongtai/50324.html
微信扫一扫 
