大家好，今天，汇观科技南大智兴小编将分享干货档案管理。本次分享的主要内容是档案数字化处理过程。
档案数字化加工业务的总体流程包括:档案调卷、整理记录、免拆卷、档案扫描、图像处理、数据质量检验、完整归还、数据备份、数据挂接。
顺序为：调卷-着录-扫描-处理-质检-归还-备份-挂接。
以前的档案管理数字化需要拆卷，但现在有专业的非接触式扫描设备可以免拆卷，节省了大量的人力物力。
详细步骤如下：
01
档案调卷
档案调整过程是指定专门负责人与档案仓库管理员共同完成的。首先，将待加工的档案从仓库搬运到加工现场，逐一清点档案，办理档案交接登记，确认后方可进行拆除。
02
整理及着录
档案目录的整理是数字加工的前提。如果没有正确的档案目录，会给后续工作带来很大的麻烦，所以在数字加工之前必须有一个完整正确的档案目录。对于待处理的文件，制作电子目录。有两种生产方法：
(一)使用数字采用数字加工软件的数据输入功能。
（二）使用Excel制作表格。
如果用户提供纸质目录或电子目录，请仔细检查是否有错误和遗漏，找出并纠正错误。修正错误或遗漏的具体操作规则如下：
1.如果用户提供的目录与纸质档案没有比较，则应以纸质档案的原始内容为标准输入，并删除错误信息。
2.录入项目的相关内容应完整。在实际记录中，必须逐一比较以下项目，并与纸质档案进行比较：以卷为管理单位的年度、期限、卷号、题名、卷内文件序号、卷内文件题名、卷内文件页号等，以件为管理单位的年度、期限、件号、页数、题名等。
3.目录内容错误(如主题内容、文号等)的，以纸质档案信息为准。
4.如果遇到罕见的繁体字或不清晰的字体，不允许擅自解决。所有繁体字应输入简体字。
5.如遇无题名档案，应根据文件内容提炼总结准确的题名录入。
6.页码标记。在整理记录的同时，检查案卷的完整性，是否有缺页、漏页、错编，正副卷标记是否正确，问题及时反馈。当没有问题时，使用2B铅笔在纸质文件内容上标注页码，正面标注在右上角，背面标注在左上角，页码字体整洁，尺寸适中。
7.分卷事项。档号保持不变。如果纸质档案分为多卷，则需要检查卷中的序列号，并添加一个案卷目录。每卷应对应一个案卷目录（两卷不能对应一个目录）。
8.正反斜杠不能出现在档号、卷号、件号、页号中（\\\\,/)，如果发现要改为中线(-)(注:中线输入时，应采用英文输入法下的半脚输入)，日期格式应统一使用8位数，如20120206，不足8位时补0。
03
档案扫描
文件扫描是将纸质文件转换为电子文件的过程，扫描操作顺序：
1.将档案目录导入档案数字加工软件；
2、生成计算机磁盘树文件目录结构；
三、开始扫描档案；
扫描中的操作细节求如下：
1.扫描后的文件存储格式应为TIFF分辨率为300dpi，以黑白扫描为主，特殊情况下，如扫描照片时，设置颜色为灰度。
2.在扫描档案的过程中，应整齐地放置档案纸张，以避免扫描过程中卡纸或扫描数据不完全显示的现象。如发现文件遗漏，应及时清理并正确插入图像。当扫描图像的排列顺序与原始文件不一致时，应及时调整。
3.扫描过程中如有图纸或其他原因无法拆分的档案，应用平台扫描仪扫描。(一般建议选择扫描分辨率≥300dpi。在特殊情况下，如文小、密集、清晰度差等，可适当提高分辨率。
04
影像处理
图像处理应以清晰的视觉和完整的页面为准，纠正和处理影响图像质量的杂质。
图像处理时，应保留文件编号和页码。特殊情况下，扫描的照片不需要图像处理。
不要在图像处理过程中操之过急。为了保证图像处理的成功，必须看到处理后的效果。如果发现图像质量不符合要求，应重新扫描图像(应保留第一次扫描的图像)。在图像处理过程中，应遵循不影响视觉的原则。图像处理前的数据应保留。
具体操作细节如下：
1.检查图像偏差、清晰度、失真度、去污点、去黑边等。当发现不符合图像质量要求时，应重新处理图像，并保留初始扫描。
2、发现文件遗漏时，应及时清理并正确插入图像。当扫描图像的排列顺序与原始文件不一致时，应及时调整，并保留文件编号和文件页码。
3.分区扫描大幅档案形成的多幅图像应拼接合并成完整的图像，以确保档案数字图像的完整性。不得删除任何原文或原文内容。
4.在处理过程中遇到问题时，应及时查阅原文进行更改和登记。
05
数据质检
1.逐一检查每份文件目录下的扫描文件是否正常打开，页数是否正确，目录是否与扫描文件一致。
2.逐页检查每个图像文件的倾斜度、清晰度、清洁度、分辨率、格式等。
3.逐页检查每个图像文件是否重页、缺页、漏页、页面信息不完整等。
06
数据挂接
1.通过数字处理软件生成扫描数据的挂接数据。
2.将数据复制到档案服务器上，操作服务器上的挂接软件。
3.打开档案信息管理系统，检查连接文件。
07
数据备份
将所有数据刻录成档案级蓝光盘备份或移动硬盘。
2.在计算机硬盘上备份所有数据。
3.将所有数据复制到客户的档案服务器备份。直到整个档案数字化过程完成为止。
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